Riprendiamo il nostro cammino sulla produttività personale. In questo post troverai alcune importanti indicazioni su come migliorare la tua produttività e come sentirti meglio, più efficiente recuperando energie e tempo per te stessa/o.
Ho già parlato, in questo post, dei limiti del multitasking. La nostra mente non è in grado di focalizzarsi con attenzione su più di un elemento alla volta. Conosci l’esperimento sull’attenzione selettiva? Ne ho parlato QUI.
Hai potuto constatare quindi che il multitasking è un’illusione. Certo siamo in grado di fare due cose contemporaneamente, ad esempio mangiare e leggere (sai anche che non è una buona abitudine…), ma a patto che almeno una delle due attività sia a bassa soglia attentiva. Ovvero non comporti azioni che vadano molto più in là di routine già consolidate. Se entrambe le attività hanno bisogno di attenzione specifica, ecco che entriamo in crisi. L’errore è molto probabile, quasi certo e il risultato per qualità e tempi di realizzazione ne risente.
Il multitasking poi ha dei grandi limiti sociali: la relazione diretta con le persone, impone, se vogliamo essere efficaci socialmente, una attenzione univoca. Se mentre parli con una persona fai dell’altro… come minimo ti perdi dei pezzi (la sua CNV ad esempio) e corri il rischio molto concreto di mettere a rischio la qualità della relazione. Pensa l’effetto spiacevole di non sentirsi ascoltata/o o capita/o. Quando qualcuno si distrae e mentre è in comunicazione con te guarda il telefonino, o il PC…tu cosa pensi? Ecco perchè se abbiamo l’abitudine di fare molte cose insieme dobbiamo essere molto attenti a tenerla sotto controllo quando comunichiamo.
Alcuni suggerimenti per ottimizzare i tempi:
1. Evita di occuparsi delle inezie – non voler raggiungere sempre e a tutti i costi la perfezione. Possiamo applicare anche qui la legge di Pareto. L’80% dei risultati è ottenuto dal 20% delle attività o dei fattori chiave che influenzano la percezione di qualità. Trova quel 20% e curalo con particolare attenzione. Il resto va curato il giusto. Stabilisci in anticipo il risultato che vuoi ed attieniti a questo, evitando la tentazione di rivedere ogni dettaglio continuamente.
2. Ogni attività che può essere svolta in meno di 5 minuti, va fatta subito. In questo David Allen ha fatto scuola. Nel suo “Detto, fatto!” ha spiegato molto bene cosa intendo.
3. Rispondi subito a richieste o mail importanti. Se devi prendere una decisione e non c’è ragione di rimandare, prendila subito e segna l’impegno.
4. Archivia in modo corretto, subito, le informazioni. Il tempo investito inizialmente lo recuperi decuplicato una volta che dovrai riprendere in mano le questioni.
5. Non procrastinare, evita come la peste di mettere in coda le attività più faticose e spiacevoli.Inizia proprio da quelle e lega la chiusura dell’impegno preso con un piccolo premio. Niente motiva più del successo!
6. Fraziona in slot di tempo minori, un impegno/progetto che ti comporta uno sforzo importante. Una montagna si scala un passo alla volta e programmando le tappe.
Per finire ecco alcune abitudini che possono aiutare ad organizzare meglio la vita quotidiana, e che di conseguenza aiutano ad avere più tempo e spazio anche per la vita professionale: http://www.huffingtonpost.it/brianna-wiest/22-abitudini-che-renderanno-la-tua-vita-quotidiana-un-po-piu-serena_b_7988206.html
Se tutto questo non basta…inizia un percorso di coaching di sviluppo personale 😉
Per ora…ti aspetto la prossima settimana dove ti illustrerò una serie di strumenti utilissimi per l’organizzazione del flusso delle attività.
