Organizzare la vita per evitare di non sprecare tempo. Siamo connessi o siamo di corsa, in ogni caso il nostro tempo è il bene più prezioso. La nostra mente non sempre è all’altezza della situazione e si dirige spesso e volentieri verso obiettivi che non sono i nostri, verso azioni che non ci servono, anzi, sono controproducenti. Una mente organizzata non è una mente rigida e routinaria, al contrario è flessibile e creativa. Semplicemente sa quali routine sono utili e produttive e quali invece sono abitudini controproducenti.
Fra le azioni che aiutano l’organizzazione del tempo, queste 5 buone abitudini ci ripagano dell’impegno con i risultati:
1. Fare una lista. Sembra una banalità, ma prendersi del tempo per individuare le cose da fare più importanti ed i risultati concreti che vogliamo ottenere è fondamentale.
Il momento migliore è la mattina, prima di iniziare la giornata. Prendetevi 10 minuti di tempo per pianificare le priorità e quindi decidere logistica, impegni e risultati del giorno. Se non siete proprio mattinieri, potete fare la lista prima di dormire, con l’impegno di rivederla solo in caso di estrema necessità o convenienza. Individuare le 3-5 cose fondamentali da ottenere nell’arco della giornata e non passate ad altro prima di averle realizzate. Questo aumenterà la vostra percezione di autoefficacia e la tua produttività professionale e personale.
Eviterà poi anche di dimenticare o sottovalutare delle scadenze importanti. Una lista “famosa” è quella battuta all’asta qualche tempo fa e che apparteneva a Johnny Cash. Anche lui estimatore della tecnica, evidentemente!
Johnny Cash’s Short & Personal To-Do List. #2 Kiss June. #3 Not Kiss Anyone Else: http://t.co/LYYGrTSBAk pic.twitter.com/MusLAktcyG
— Open Culture (@openculture) January 5, 2015
2. Utilizzare un’agenda settimanale. Pare un dettaglio da poco, ma in realtà è indispensabile per riuscire ad avere un quadro degli impegni della settimana. In realtà l’unità di misura, oltre al giorno, è la settimana. Dobbiamo quindi abituarci a valutare il carico di lavoro mantenendo la prospettiva sui 7 giorni e questo vi aiuterà a gestire al meglio le scelte strategiche su cosa e quanto posticipare al bisogno e sul grado di impegno e pressione che è sostenibile.
3. Riempire un solo contenitore “virtuale” o fisico alla volta, con il lavoro del giorno e vuotarlo entro sera. Non aggiungere altri elementi a meno che non si tratti di vita o di morte. Gli arretrati andranno gestiti come prima attività del mattino.
4. Quando iniziamo a lavorare su di un obiettivo, definiamo il risultato che vogliamo ottenere e non fermiamoci fino a quando non lo abbiamo ottenuto. Ad esempio se dobbiamo preparare un’offerta, o una relazione o scrivere un post, definiamo a che livello di completamento o di dettaglio vogliamo arrivare prima di prenderci una pausa. Lo slot minimo di lavoro è comunque di 15 minuti. Provate la tecnica del pomodoro, è infallibile!
5. Il 5 consiglio è il più difficile…ma anche il più prezioso. In un mondo di iperconnessi, dove siamo costantemente bersagliati da messaggi ed interruzioni, dobbiamo sforzarci di dedicare e stabilire delle routine (utili stavolta!) per governare la cattiva abitudine di interromperci ogni volta arriva una mail, un messaggio, una chat, un post su Facebook…scaricare la mail 3 volte al giorno (mattina, dopopranzo, sera) non di più. Esistono programmi che archiviano le mail in modo automatico secondo schemi prestabiliti da chi li utilizza. Quando si smaltiscono le mail iniziare da quelle più veloci per lasciare in fondo quelle che richiedono una risposta complessa.
Infine un’ultima riflessione, il tempo migliore è quello di cui siamo consapevoli, quello che non ci sfugge perchè privi di consapevolezza. Tre minuti ogni giorno di meditazione ci aiutano a focalizzare la mente sulle cose importanti e ci rendono consapevoli della vita, ogni istante.
